Zeitmanagement: So gestalten Sie Ihren Arbeitsalltag effizienter

Die Aktenberge stapeln sich auf Ihrem Schreibtisch und Sie haben das Gefühl, ihr Job wächst Ihnen über den Kopf? Vielleicht brauchen Sie einfach ein besseres Zeitmanagement für Ihren Arbeitsalltag! Der Tag hat nun mal nur 8 Stunden und die kann man effizienter nutzen, wenn man sich die Arbeit geschickt einteilt.

Mit folgenden Tipps können Sie Arbeits-Stress aus dem Weg gehen, bevor er überhaupt in Erscheinung tritt:

  • Organisation ist alles. Und Organisation fängt schon am Vortag an. Also, bevor Sie Ihren Arbeitsplatz verlassen, sollten Sie gedanklich schon mal den nächsten Tag durchgehen. Was möchten Sie alles erledigen und in welcher Reihenfolge?
  • Kennen Sie eigentlich die 5S-Methode? Die Idee der 5S-Arbeitsplatzorganisation kommt aus Japan und dient ursprünglich der Organisation von Industrie-Arbeitsplätzen. Mann kann die Prinzipien aber auch sehr gut auf den Schreibtisch übertragen. Diese lauten wie folgt: „Sortiere aus – Stelle ordentlich hin – Säubere – Sauberkeit bewahren – Selbstdisziplin üben“
  • Denn wenn Sie das Chaos um sich herum beseitigen, hilft das auch, das Chaos im Kopf in den Griff zu kriegen.
  • Setzen Sie Prioritäten! Ordnen Sie die von Ihnen zu erledigenden Aufgaben in eine hierarchische Reihenfolge: Erledigen Sie zuerst die wichtigsten Aufgaben, dann die weniger wichtigen, usw.
  • Nehmen Sie sich Zeit! Nach dem Motto „Gut Ding braucht Weile“ sollten Sie bewusst jede Aufgabe in aller Ruhe zu Ende bringen. Dies gilt insbesondere für diejenigen Aufgaben, die in der Hierarchie weit oben stehen. Selbstgemachter Stress macht sie ineffizient. Und nur halbherzig erledigte Aufgaben, kommen doch nur wieder auf Sie zurück.
  • Legen Sie Pausen ein! Es ist unmöglich den ganzen Tag effizient zu sein, wenn Sie sich nicht zwischendurch Zeit zum Durchatmen und Energie auftanken nehmen. Am besten machen Sie einmal pro Stunde eine kleine 5-Minuten Pause. Stehen Sie von Ihrem Schreibtisch auf. Holen Sie sich vielleicht einen Kaffee. Bewegung tut gut und beugt zusätzlich einer zu einseitigen Belastung und eventuellen Rückenleiden vor.
  • Tauschen Sie sich mit Ihren Kollegen aus! Wenn Sie schon dabei sind sich einen Kaffee zu holen, legen Sie doch gleich noch einen kleinen Plausch mit Ihren Kollegen ein. Unterschätzen Sie nicht den Wert, den ein Small Talk haben kann. Ihr Kollege hat vielleicht eine für Ihr Projekt entscheidende Information, die Sie noch nicht erreicht hat. Ein kleines Gespräch und Sie sind wider up-to-date.

Und zu guter Letzt schadet es im Allgemeinen auch nicht folgenden Rat von Abraham Lincoln zu beherzigen: „Halte Dir jeden Tag dreißig Minuten für Deine Sorgen frei und mache in dieser Zeit ein Nickerchen.“

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