Ungebrochene Arbeitsbiografien gibt es heute kaum noch. Das bedeutet, dass fast jeder Arbeitnehmer mindestens einmal seinen Arbeitsplatz während seiner Berufstätigkeit gewechselt hat oder wechseln wird. Für viele kommen auch Zeiten der Arbeitslosigkeit hinzu. Der Arbeitsmarkt ist hart umkämpft, Arbeitsstellen in vielen Branchen knapp und darum heiß begehrt. Bei der Bewerbung um einen Arbeitsplatz kommt es oft gerade auf den ersten Eindruck an und diesen erhält der potenzielle neue Arbeitgeber zunächst durch die Bewerbungsunterlagen. Diese müssen nicht nur in einer bestimmten Form erstellt, sondern auch vollständig sein. Neben dem Anschreiben, dem Lebenslauf, Nachweisen über vorhandene Referenzen, dem Zeugnis über die Berufsqualifizierung sowie möglicherweise Nachweise über Weiterbildungen und Ähnliches gehören unbedingt auch die Arbeitszeugnisse bisheriger Arbeitgeber in die Bewerbungsmappe.
Unterschieden wird zwischen einem einfachen und einem qualifizierten Arbeitszeugnis. Das einfache Zeugnis enthält die Personalien sowie Angaben zu Art und Dauer des Beschäftigungsverhältnisses. Es enthält keinerlei Wertung und entspricht aus Sicht des Arbeitsrechts den gesetzlichen Mindestanforderungen. In Deutschland hat jeder Arbeitnehmer einen Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis. Dieser Anspruch ist im Arbeitsrecht geregelt. Allerdings muss der Arbeitnehmer das Zeugnis auch verlangen. Ausgestellt werden muss das Zeugnis immer von einem Ranghöheren.
Grundsätzlich ist der „Grundsatz der Wahrheit und des Wohlwollens“ zu beachten. Das bedeutet, die Angaben müssen wahr sein und darf nicht hemmend sein, bei der Suche nach einer neuen Arbeitsstelle. Schon 1963 urteilte der Bundesgerichtshof, dass Arbeitszeugnisse klar und verständlich formuliert sein müssen ohne versteckte negative Formulierungen. Das gilt noch heute. Außerdem muss das Zeugnis ein Gesamtbild der Persönlichkeit vermitteln. Die Leistungsbewertung muss sich auf die konkrete Tätigkeit des Arbeitnehmers richten. Bei der Formulierung und der Wahl der Schwerpunkte im Arbeitszeugnis ist der Arbeitgeber laut Arbeitsrecht frei.
Zumeist besteht ein Arbeitszeugnis aus bis zu 17 Abschnitten. Nach einer Einleitung, die die Personalien sowie das Eintrittsdatum und Ähnliches enthält, wird der Werdegang des Arbeitnehmers dargestellt. Es folgen eine Aufgabenbeschreibung sowie Angaben zur Arbeitsbefähigung, zu Fachwissen, zur Arbeitsweise, zum Arbeitserfolg mit entsprechenden Erfolgsbeispielen und zu Führungsleistungen. Im Anschluss sollte eine Leistungszusammenfassung, die in einer Benotung ausgedrückt werden kann, folgen. In einer Beschreibung des Verhaltens zu anderen Mitarbeitern, betriebsfremden Personen und des sonstigen Verhaltens geht es um die soziale Kompetenz des Arbeitnehmers. Zuletzt sollte der Grund für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses folgen sowie auch eine Dankes- und Bedauernsformel und den Zukunftswünschen.
In der Vergangenheit hat sich eine gewisse „Zeugnissprache“ entwickelt. Oft steht dabei zwischen den Zeilen, was der Arbeitgeber meint. Da ein gutes Zeugnis für das zukünftige Arbeitsleben wichtig ist, sollte man das Zeugnis genau prüfen oder eventuell auch prüfen lassen. Im Vorfeld sollte man auch klären, ob der Arbeitgeber die Zeugnissprache mit ihren Codes verwendet. Sollte das nicht der Fall sein, sollte dies auch im Arbeitszeugnis vermerkt sein, damit keine Missverständnisse entstehen. Trifft der Inhalt des Arbeitszeugnisses objektiv nicht zu, kann der Arbeitgeber laut Arbeitsrecht einen Anspruch auf Berichtigung.