Die Frage, wer die Reisekosten für ein Bewerbungsgespräch zu tragen hat, ist rechtlich klar geregelt. Grundsätzlich hat der Einladende diese oft nicht unerheblichen Kosten zu erstatten, es sei denn, er hat dem Bewerber ausdrücklich mitgeteilt, dass er keine Ausgaben, die für die Fahrt zum Bewerbungsgespräch anfallen, übernehmen wird. Dabei ist es unerheblich, ob ein Beschäftigungsverhältnis zustande kommt. Auch wenn der Bewerber die Stelle ablehnt, kann er auf einer Kostenerstattung bestehen. Nur bei einer unaufgeforderten Bewerbung hat der Arbeitssuchende keinen Anspruch auf Übernahme der Reisekosten.
Bei schriftlichen Einladungen als Antwort auf eine Bewerbung sollte der potenzielle Arbeitgeber ausdrücklich mitteilen, ob er die Kosten übernehmen wird. Lässt er diese Frage offen, ist er zu einer Erstattung verpflichtet. Erfolgt die Einladung zu einem Gespräch per Telefon, ist es etwas komplizierter für den Bewerber. In solchen Fällen sollte er eine schriftliche Bestätigung des Termins an die einladende Firma schicken und darin festhalten, dass er davon ausgeht, dass die Reisekosten übernommen werden.
Natürlich kann ein Bewerber nur Reisekosten geltend machen, die in einem vernünftigen Rahmen anfallen. Eine Fahrkarte zweiter Klasse für die Bahn und andere öffentliche Verkehrsmittel werden anerkannt. Fährt der Bewerber mit dem eigenen Auto, ist eine Pauschale von derzeit 0,30 Euro für jeden gefahrenen Kilometer zu zahlen. Flugtickets werden nur dann erstattet, wenn dieses vorher mit dem neuen Chef abgesprochen war. Ist die neue Firma mit dem öffentlichen Nahverkehr nicht erreichbar, müssen auch die entstandenen Taxikosten vom zukünftigen Arbeitgeber bezahlt werden. Hotelkosten können ebenfalls geltend gemacht werden, wenn dem Bewerber eine Rückfahrt am gleichen Tage nicht zugemutet werden kann.
Weigert sich der Arbeitgeber, die Reisekosten zu ersetzen, obwohl er vorher nicht ausdrücklich darauf hingewiesen hat, besteht die Möglichkeit, sie vor dem Arbeitsgericht einzuklagen. Häufig wird hier zugunsten des Bewerbers entschieden. Deshalb ist eine vorherige klare Absprache in den meisten Fällen sinnvoll, um spätere Probleme zu vermeiden.
Hat der neue Chef schriftlich oder mündlich mitgeteilt, dass er keine Reisekosten übernehmen wird, können Arbeitssuchende, die beim Arbeitsamt gemeldet sind, eine Kostenübernahme durch das Amt beantragen. Allerdings sollte die Angelegenheit vor Fahrtantritt mit dem Sachbearbeiter abgeklärt werden. Übernimmt weder der Arbeitgeber noch das Arbeitsamt die Kosten für eine Bewerbung, können sie bei der Steuererklärung geltend gemacht werden.